KPPN Makassar II

SPAN sebentar lagi akan kita laksanakan. Untuk itu ada baiknya kita menambah wawasan seputar SPAN. Kali ini kami akan membawakan materi mengenai Proses bisnis SPAN di KPPN. Proses Bisnis SPAN di KPPN sendiri terdiri dari :

1. Manajemen komitmen
2. Manajemen Pembayaran
3. Manajemen Penerimaan
4. Manjemen Kas
5. Manajemen Pelaporan

Sebagai bagian pertama, kita akan membahas lebih dalam mengenai Manajemen Komitmen.

1. Pengertian dan Konsep Dasar

Pelaksanaan manajemen komitmen terutama ditujukan untuk mengelola tindakan-tindakan awal yang menimbulkan kewajiban negara dalam rangka disiplin anggaran (ketaatan terhadap batas pengeluaran). Di samping itu, manajemen komitmen juga ditujukan untuk mendukung terwujudnya perencanaan kas yang berorientasi ke  depan yang berbeda dengan perencanaan kas berdasarkan data trend dari periode sebelumnya.

2. Proses Bisnis Manajemen Komitmen

Kerangka Integrasi dan Koneksitas Proses Bisnis Manajemen Komitmen dengan proses bisnis perbendaharaan lainnya :

Dalam rangka implementasi SPAN secara garis besar komitmen dibagi menjadi 2, yaitu

1. Spesific commitment: komitmen yang berpotensi menimbulkan kewajiban pembayaran atau serangkaian pembayaran dalam jangka waktu tertentu. Termasuk dalam komitmen khusus adalah penerbitan kontrak pengadaan barang dan jasa. Satker akan membuat dan menyampaikan dokumen Resume Kontrak atau Request for Commitment (RFC) yang selanjutnya akan dicatat oleh KPPN. Dokumen RFC ini pada dasarnya memuat ringkasan data kontrak sebagaimana model Resume Kontrak (Perdirjen 66/PB/2005 Lampiran V) yang digunakan pada proses bisnis saat ini. Dokumen RFC dibuat atas dasar kontrak dan diperlakukan sebagai Purchase Order (PO) dalam sistem perbendaharaan di KPPN. Jenis pengeluaran yang termasuk ke dalam specific commitment antara lain meliputi :
2. Continuing commitment: komitmen yang pembayarannya bersifat berkelanjutan, tidak dibatasi oleh jangka waktu tertentu dan tidak didasarkan pada adanya kontrak tersendiri yang mudah diidentifikasi. Dengan kata lain, continuing commitment terkait dengan transaksi-transaksi yang bersifat nonkontraktual. Pembayaran untuk gaji,tunjangan dan sejenisnya termasuk dalam continuing commitment.Jenis pengeluaran yang termasuk ke dalam continuing commitment meliputi: Jenis pengeluaran yang termasuk ke dalam continuing commitment meliputi:

Kerangka pelaksanaan manajemen komitmen adalah sebagai berikut:

Catatan:

(*) Penyampaian dokumen Resume Kontrak adalah dalam rangka pencatatan informasi yang dibuat oleh Satker kepada KPPN.
(**) Pencatatan kewajiban dilakukan atas dasar invoice yang valid yang merujuk pada penerbitan SPP atau SPM.
PR = permintaan untuk pengadaan
barang/jasa atas kebutuhan tertentu
PO = Kontrak

Manajemen komitmen menghendaki adanya pencatatan atas dibuatnya sebuah perikatan. Pencatatan yang dilakukan lebih ditujukan untuk menginformasikan adanya pencadangan pagu dana, bahwa sebagian dari pagu anggaran telah terikat pada kontrak tertentu. Pengakuan liability atau hutang baru dilakukan setelah pemenuhan perikatan/komitmen, misalnya setelah penerimaan barang dan jasa atau penerimaan tagihan yang valid. Data rencana pelunasan komitmen dan hutang (liability) yang timbul dari pemenuhan perikatan tersebut diharapkan dapat menjadi input bagi perkiraan kebutuhan kas dalam rangka pelunasan tagihan atas pemenuhan komitmen tertentu. Status pagu setelah pencatatan komitmen adalah sebagai berikut:

Penerapan manajemen komitmen dapat memberikan manfaat dan nilai tambah dari hal-hal berikut ini:

1. Adanya pengujian atas ketersediaan dana atas komitmen secara lebih dini pada tahap pelaksanaan anggaran.
2. Adanya pencadangan pagu yang dapat menginformasikan status pagu anggaran yang dikelola Satker yang dapat membantu proses pengambilan keputusan, misalnya untuk kepentingan revisi anggaran dalam tahap pelaksanaan anggaran.
3. Pemberian nomor referensi atas data kontrak yang telah diuji validitasnya, yang bermanfaat sebagai salah satu referensi dan verifikasi pada tahap pembayaran kepada pihak ke-3.
4. Adanya fasilitas untuk melakukan perencanaan kas yang lebih ideal, baik dalam jangka panjang melalui penggunaan proyeksi arus kas dalam kontrak.
5. Adanya catatan atas komitmen dan kontrak-kontrak yang dibuat pemerintah untuk pelaksanaan pekerjaan selama jangka waktu tertentu.
6. Adanya integrasi atas proses bisnis yang dilakukan sebagai bagian dari pelaksanaan tugas dan fungsi Ditjen Perbendaharaan, yang setidaknya meliputi manajemen komitmen, manajemen DIPA, manajemen pembayaran dan manajemen kas.
7. Adanya data badan usaha yang valid selaku rekanan pemerintah yang dapat digunakan untuk menjadi referensi bagi penyusunan kebijakan terkait dengan keuangan
   negara.

Untuk mendukung Manajemen Komitmen, manajemen supplier menjadi salah satu komponen utama yang harus dikembangkan. Manajemensupplier menyediakan master data berupa data pihak-pihak penerima pembayaran (berupa satker, pegawai, pihak ketiga, pembayaran terkait satker BABUN, transfer derah, penerusan pinjaman, pengembalian pendapatan maupun pengesahan dan sebagainya) dimana nantinya digunakan oleh proses pencairan sebagai rujukan tujuan pembayaran. Lebih jauh lagi manajemen supplier dikembangkan dalam rangka meningkatkan validitas data suppliermaupun dalam rangka memenuhi kebutuhan laporan manajerial terkait supplier yang memiliki perikatan dengan negara.

Proses registrasi data supplier dimulai dari validasi data yang disampaikan oleh Satker dengan master data yang ada di SPAN. Data yang valid akan diberikan nomor register supplier apabila belum memiliki nomor register. Hasil update data supplier akan disampaikan ke Satker sebagai bukti pencatatan data di SPAN dan untuk menjadi acuan apabila akan melakukan perikatan atau pembayaran dengan supplier yang sama.

Terkait data supplier, suatu Resume Kontrak atau Resume Tagihan selain harus melewati proses pengujian terkait validitas datanya, hanya dapat di proses lebih lanjut apabila dalam data Resume Kontrak atau Resume Tagihan tersebut merujuk pada supplier tertentu dalam master data supplier.

Wewenang melakukan perekaman dan modifikasi data supplier terletak pada responsibility KPPN sebagai unit operasi dalam implementasi SPAN. Terdapat juga satu unit khusus yang akan melakukan pengelolaan terhadap data supplier, unit khusus tersebut berada di kantor pusat Ditjen Perbendaharaan.

Gambar Manajemen Komitmen : Ilustrasi Penyampaian antara data supplier dengan RFC dan Resume tagihan