KPPN Makassar II

Apa itu SPAN ?

SPAN (Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara) adalah program reformasi di bidang keuangan negara.

SPAN mengintegrasikan proses bisnis mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga ke pelaporan keuangan negara dalam satu aplikasi teknologi informasi dengan database yang terpusat.

SPAN merupakan implementasi dari program Reformasi Penganggaran dan Perbendaharaan Negara (RPPN) dan merupakan komponen terbesar dari program Government Financial Management and Revenue Administration Project (GFMRAP) yang menjadi pondasi untuk reformasi PFM disusun oleh Tim SPAN (Public Financial Management).

Apa tujuan SPAN ?

 SPAN bertujuan untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi, akuntabilitas, dan transparansi di dalam pengelolaan keuangan negara. Efektifitas diperoleh melalui akurasi data sedangkan efisiensi diperoleh melalui integrasi sistem sehingga pengelolaan keuangan negara menjadi akuntabel dan transparan. Pengembangan SPAN juga untuk memenuhi amanat dari Undang-undang No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan Undang-undang No.1 Tahun 2004 tentang Perbendaharan Negara. SPAN juga akan meningkatkan kinerja pengelolaan keuangan Negara Indonesia sesuai standar internasional dan hal ini akan secara signifikan meningkatkan kredibilitas Indonesia di mata dunia.

 Siapa sponsor dan siapa yang mengembangkan SPAN ?

 Pengembangan SPAN secara langsung disponsori oleh. Menteri Keuangan yang dituangkan melalui Surat Keputusan Menteri Keuangan No. 114/KMK.01/2010 tentang Program RPPN dan Keputusan Menteri Keuangan No. 203/KMK.01/2010 tentang Tim RPPN. Selanjutnya, dibentuk Tim Koordinasi Teknis RPPN yang melibatkan Direktorat Jenderal Anggaran, Direktorat Jenderal Perbendaharaan dan Sekretariat Jenderal Kemenkeu (dalam hal ini Pusintek) untuk melaksanakan pengembangan SPAN. Implementasi SPAN didukung oleh beberapa konsultan yang ditunjuk setelah melalui proses lelang, yaitu: Ecorys, konsultan Business Process Improvement (BPI). LG CNS, konsultan pengembang TI SPAN. PwC, Change Management and Communication (CMC), Quadra, konsultan pengembang SAKTI (Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi). Dan konsultan pengembangan Service Desk SPAN

Bagaimana SPAN dibangun ?

SPAN dikembangkan dengan menggunakan aplikasi berstandar internasional yang dikenal dengan istilah Commercial Off-The-Shelf (COTS), yang dalam hal ini menggunakan Oracle e-business suite R12 dan Hyperion.Oracle e-business suite R12 dipergunakan dalam proses pelaksanaan anggaran sedangkan Hyperion digunakan dalam proses penyusunan anggaran. Hal ini akan menjadikan SPAN sebagai sistem informasi manajemen keuangan yang terintegrasi (Integrated Financial Management Information System – IFMIS).

Bagaimana caranya mengganti sistem yang sedang berjalan dengan SPAN?

Pertama kali, dilakukan penyempurnaan proses bisnis persiapan dan pelaksanaan anggaran, kemudian dilakukan penggantian sistem TI SPAN (Oracle) pada sistem yang sedang berjalan saat ini. Sesudahnya,dilakukan penyesuaian (customization) antara proses bisnis dengan sistem TI SPAN (Oracle). Selanjutnya dilakukan user acceptance test (UAT), piloting, dan peluncuran (roll out). Pada saat tersebut SPAN dapat dikatakan go-live atau berhasil digunakan oleh seluruh pihak yang terkait. Proses pergantian sistemnya dilakukan secara bertahap pada saat uji coba dan tahap peluncuran. Berarti pada masa itu sebagian unit kerja masih menggunakan sistem lama dan sebagiannya sudah menggunakan SPAN. Sedangkan pada saat go live seluruh unit kerja sudah menggunakan SPAN.

Bagaimana cara melakukan penyempurnaan proses bisnis SPAN?

Penyempurnaan Proses Bisnis (Business Process Improvement – BPI) dilakukan melalui beberapa fase. Pertama, adalah fase assessment pada proses bisnis yang sedang berjalan. Kedua, adalah penentuan arah perubahan proses bisnis di masa depan (future vision). Ketiga, pendetilan dari proses bisnis SPAN berdasarkan hasil di fase kedua. Keempat, mempersiapkan strategi implementasi proses bisnis baru, termasuk proses transisi perubahannya.

Penyempurnaan proses bisnis dalam rangka SPAN dilakukan dengan pembagian pada modul-modul, yaitu:

1. Modul Perencanaan Anggaran (Budget Preparation):Penyempurnaan proses bisnis ini dilakukan oleh Ditjen Anggaran yang mencakup proses perencanaan anggaran hingga proses penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-KL).
2. Modul Manajemen DIPA (Spending Authority Management): Penyempurnaan proses bisnis ini dilakukan oleh Ditjen Perbendaharaan, c.q Dit Transformasi Perbendaharaan. Cakupannya adalah pada proses penyusunan dan pengesahan DIPA serta proses revisi DIPA.
3. Modul Manajemen Komitmen (Commitment Management): Penyempurnaan proses bisnis ini dilakukan oleh Ditjen Perbendaharaan, c.q Dit Transformasi Perbendaharaan. Cakupannya adalah pada proses manajemen supplier dan manajemen kontrak (komitmen).
4. Modul Manajemen Pembayaran (Payment Management): Penyempurnaan proses bisnis ini dilakukan oleh Ditjen Perbendaharaan, c.q Dit Transformasi Perbendaharaan. Cakupannya adalah pada proses manajemen pencairan dana untuk seluruh jenis pembayaran.
5. Modul Manajemen Penerimaan (Receipt Management): Penyempurnaan proses bisnis ini dilakukan oleh Ditjen Perbendaharaan, c.q Dit Transformasi Perbendaharaan. Cakupannya adalah pada proses manajemen penerimaan negara untuk seluruh jenis setoran.
6. Modul Manajemen Kas (Cash Management): Penyempurnaan proses bisnis ini dilakukan oleh Ditjen Perbendaharaan, c.q Dit Transformasi Perbendaharaan. Cakupannya adalah pada proses manajemen rekening, settlement, cash forecasting, dan hal-hal lain yang terkait dengan treasury.
7. Modul Pelaporan dan Akuntansi (Reporting and Accounting): Penyempurnaan proses bisnis ini dilakukan oleh Ditjen Perbendaharaan, c.q Dit Transformasi Perbendaharaan. Cakupannya adalah pada penyempurnaan proses pelaporan untuk semua jenis laporan dan penyempurnaan sistem akuntansi.
8. Modul Satuan Kerja (Satker): Penyempurnaan proses bisnis ini dilakukan oleh Ditjen Perbendaharaan, c.q Dit Transformasi Perbendaharaan. Cakupannya adalah pada penyempurnaan proses bisnis di satuan kerja yang nantinya akan terkoneksi dengan SPAN.

Apa saja pilar pengembangan SPAN?

SPAN menekankan pada perubahan dari aspek cara kerja (proses bisnis) dan organisasi dengan memanfaatkan TI. Oleh karena itu terdapat tiga pilar penopang dalam mengembangkan SPAN. Pilar pertama, penyempurnaan proses bisnis, pilar kedua, penyempurnaan TI (aplikasi dan infrastruktur), dan pilar ketiga, manajemen perubahan dan komunikasi (Change Management and Communication – CMC).

Siapa yang akan menggunakan SPAN ?

SPAN nantinya akan digunakan oleh Ditjen Anggaran dalam rangka perencanaan anggaran dan Ditjen Perbendaharaan dalam rangka pelaksanaan anggaran. Selain itu, SPAN juga akan digunakan oleh para pengelola BA 999 seperti DJA, DJPK, DJKN, DJPU, dan DJPB.

Solusi apa yang diberikan untuk Satuan Kerja dengan adanya SPAN?

Satuan kerja sebagai unit yang bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan kegiatan, pertanggungjawaban, dan pelaporan keuangan akan diberikan satu aplikasi yang disebut Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI). Sistem ini menggabungkan dan menyempurnakan 8 aplikasi yang saat ini digunakan oleh satker. Nantinya hanya data keuangan dari aplikasi SAKTI yang akan terhubung ke SPAN melalui beberapa jalur yakni melalui ADK yang disampaikan ke KPPN atau melalui portal span yang berbasis web.

Kapan SPAN akan diimplementasikan ?

 SPAN mulai dikembangkan sejak tahun 2009 dan direncanakan akan go live (terimplementasi) pada tahun anggaran 2013. Sebelum itu, pada tahun 2012 akan dilakukan piloting dan roll out di semua unit kerja yang terkait pada Ditjen Anggaran dan Ditjen Perbendaharaan. Pada saat SPAN terimplementasi, sistem yang saat ini berjalan tidak akan digunakan lagi.

Bagaimana mengelola perubahan seputar SPAN?

SPAN adalah sebuah perubahan yang berskala besar karena mempengaruhi proses bisnis, TI, dan organisasi dari tiga instansi besar di Kementerian Keuangan (DJA,DJPB, dan Setjen (Pusintek)). Agar proses perubahan tersebut berjalan dengan baik maka berbagai program manajemen perubahan dan komunikasi dikembangkan dan dikomunikasikan. Melalui program manajemen perubahan diharapkan dapat meningkatkan

Apa dampak implementasi SPAN terhadap struktur organisasi dan SDM di DJA, DJPB dan Pusintek?

 Perubahan proses bisnis dan TI tentu akan membawa perubahan kepada struktur organisasi maupun SDM yang akan menjalankannya. Saat ini, sedang dilakukan pemetaan dampak perubahan proses bisnis terhadap struktur organisasi. Hasil pemetaan akan dijadikan dasar dalam penyusunan struktur organisasi yang baru guna menunjang pelaksanaan proses bisnis baru secara efisien dan efektif. Perubahan terhadap proses bisnis dan sistem juga memerlukan peningkatan kemampuan SDM untuk dapat menjalankannya. Oleh karena itu, telah dipersiapkan berbagai program training intensif yang bertujuan meningkatkan kemampuan SDM di ketiga unit yang terlibat. pemahaman seluruh pihak terkait tentang urgensi SPAN sehingga memberikan komitmennya untuk ikut serta mensukseskannya. Sedangkan melalui komunikasi akan dikomunikasikan secara regular dan

konsisten berbagai perkembangan dan yang harus dipersiapkan untuk implementasi SPAN sehingga para pemangku kepentingan mampu mengantisipasi rencana perubahan yang akan terjadi serta secara pro-aktif bisa berkontribusi di dalamnya.

 Sebagai pegawai, apa peranan saya dalam implementasi SPAN?

 Informasi tahapan perubahan yang akan dijalankan dalam implementasi SPAN akan disampaikan kepada seluruh pegawai melalui berbagai media komunikasi seperti website (www.span.depkeu.go.id), newsletter KabarSPAN dan program sosialisasi. Peran pro-aktif Anda sangat diharapkan untuk dapat memberikan masukan dan dukungan terhadap perubahan yang akan dilaksanakan. Dengan terlibat secara aktif dalam berbagai program komunikasi dan pelatihan yang telah disediakan, maka diharapkan SPAN dapat berjalan sesuai rencana serta memberi manfaat signifikan bagi para pegawai, Kementerian Keuangan serta masyarakat Indonesia pada umumnya. ***